AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Auxiliar ou assistente administrativo

O que é ser um auxiliar administrativo?

O auxiliar, ou assistente, administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida as contas à pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.

Quais as características desejáveis para ser um auxiliar administrativo?

atenção a detalhes

capacidade de concentração

capacidade de lidar com o público

capacidade de organização

metodologia

dinamismo

determinação

conhecimento de assuntos gerais

saber trabalhar sob pressão

saber administrar bem o tempo

saber lidar com números

boa comunicação

boa memória

bom humor

paciência

confiabilidade

responsabilidade

pró-atividade

Qual a formação necessária para ser um auxiliar administrativo?

Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação necessária, porém, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mínimo, ensino médio completo. Também para um estudante de administração, é muito interessante atuar como auxiliar administrativo, pois ele aprende na prática conceitos teóricos passados na faculdade, além de estar sendo supervisionado por um profissional da área que pode ajudar e tirar dúvidas conceituais sempre que necessário. É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa comunicação, conhecimentos do idioma inglês e de informática, além da constante atualização por meio de cursos e palestras da área.

Principais atividades

As funções do auxiliar administrativo são muito parecidas com as de uma secretária e, em muitas empresas, as atribuições são as mesmas.

receber e remessar correspondências e documentos

controlar as contas à pagar

controlar os recebimentos da empresa

emitir notas fiscais

preparar e encaminhar documentos

tirar cópias

coordenar trabalho de logística da empresa

enviar documentos para o departamento contábil e fiscal

atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro

elaborar e apresentar relatório financeiro

coordenar o departamento de compras

manter organizados arquivos e cadastros

muitas vezes, controlar o departamento de recursos humanos

Mercado de trabalho

O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas abrem todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do financeiro e administrativo. Para se destacar no mercado de trabalho, a pró-atividade é um ponto muito importante, além da vontade de se desenvolver e se atualizar.

Curiosidades

Nas antigas civilizações egípcias e mesopotâmicas, por volta dos séculos IV e V, tem-se registro da profissão de escriba. Eram homens de confiança do rei ou imperador e possuíam o maior domínio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua execução. Esses escribas eram os antigos secretários do reino.

O inventor da máquina de escrever, Christopher Sholes permitiu que sua filha, Lílian Sholes, testasse seu invento publicamente, e ela se tornou a primeira mulher a ultrapassar tal barreira. No centenário do nascimento de Lílian, no dia 30 de setembro, as fábricas de máquinas de escrever lançaram um concurso para selecionar a melhor datilógrafa. Com o passar dos anos, esse dia foi dedicado a todas as mulheres que assumiram a função de secretária.